Onderhandelen is een essentiële vaardigheid voor succesvolle samenwerking, zowel binnen je eigen team als met anderen. De diverse Belbin-teamrollen – waarvan wij er allemaal één of meer van nature hebben – gaan op verschillende manieren om met tegenstellingen en onderhandelingssituaties. Elke teamrol heeft sterke en minder sterke punten in onderhandelingen.

Vaak roept het woord ‘onderhandelen’ bij mensen een gevoel van ongemak op. Het wordt geassocieerd met situaties waarin hun wensen en belangen niet overeenkomen met die van anderen. Men vreest dat als de ander zijn zin krijgt, dit ten koste zal gaan van hun eigen belangen. Dit leidt soms tot een patstelling, waarin beide partijen zich ingraven en pas toegeven wanneer er geen andere optie meer is, of na langdurig onderhandelen uiteindelijk genoegen nemen met een waterig compromis.

In werkelijkheid komen we echter vaak in onderhandelingssituaties terecht: met onze levenspartners, als gebruikers van platforms zoals Vinted of Marktplaats, en ook in ons werk, met leidinggevenden en collega’s. Onderhandelingsvaardigheden zijn van groot belang voor zowel individuen als teams, omdat ze helpen om verschillende wensen en belangen samen te brengen en te streven naar een gemeenschappelijk resultaat. Iedereen kan leren en zich verbeteren in onderhandelen.

Interest based negotiation: vijf basisregels

Voor wat we hier verstaan onder onderhandelen, baseren we ons op het welbekende Harvard-model van Interest Based Negotiation van Ury en Fisher. Hun aanpak voor onderhandelen volgt de volgende vijf basisregels:

• Erken dat zowel de inhoud als de relatie aandacht vereisen voor een optimaal onderhandelingsresultaat. Wees vriendelijk en respectvol in de relatie, maar standvastig in de inhoud.
• Richt je niet op standpunten, maar op belangen. Belangen geven waardevolle informatie over de beweegredenen achter iemands standpunt.
• Wees creatief bij het bedenken van oplossingen die tegemoetkomen aan de belangen van beide partijen. Graaf je niet in bij de oorspronkelijke voorkeursoplossing.
• Gebruik objectieve en realistische criteria. Zoek naar een redelijke norm of procedure die tegemoetkomt aan de wensen van alle betrokken partijen.
• Ken je alternatieven voor onderhandelingen. Weet wat je andere opties zijn als het onderhandelingsresultaat niet bevredigend is.

Door deze regels consequent te volgen en er bedreven in te worden, zul je betere resultaten behalen dan wanneer je compromissen sluit op basis van standpunten. Bovendien blijft je relatie met de andere partij goed of kan die zelfs verbeteren.

Intrinsieke belangen

Mensen worden in hun werk niet alleen gedreven door inhoudelijke professionele doelen of organisatiedoelen. Vanuit hun persoonlijkheid – of laten we hier zeggen teamrol(len) – brengen ze ook (verschillen in) behoeften mee, zoals erkenning, veiligheid, saamhorigheid, vernieuwing, overzicht, succes, spanning of uitdaging. Deze intrinsieke belangen leiden ertoe dat mensen verschillende onderhandelingsstijlen hanteren en uiteenlopende eisen stellen aan het onderhandelingsproces. Het is essentieel om met deze intrinsieke belangen rekening te houden om tot een succesvolle uitkomst te komen bij onderhandelingen.

Teamrollen als onderhandelaar

Sommige Belbin-teamrollen zijn meer bedreven in Interest Based Negotiation dan andere, maar onderhandelen is een vaardigheid die iedereen kan leren. Elke teamrol heeft zijn eigen sterke punten en valkuilen. De volgende beschrijvingen van teamrollen zijn gebaseerd op de zelfevaluaties van meer dan 250 respondenten met betrekking tot hun ervaringen in onderhandelingssituaties.

Bedrijfsman

De Bedrijfsman streeft naar een snel bruikbaar compromis en hecht waarde aan het strikt naleven van gemaakte afspraken. Hij is vertrouwend van aard en hoopt via onderhandelingen de werkrelaties te verbeteren.

Binnen het eigen team draagt de Bedrijfsman bij aan het vinden van een oplossing door zijn bereidheid om een positief resultaat te ondersteunen. Een mogelijke zwakte is dat hij minder goed is in het zoeken naar creatieve oplossingen en mogelijk te star is in zijn benadering door zijn voorliefde voor procedures.

Brononderzoeker

De Brononderzoeker heeft plezier in onderhandelen en laat zich niet afschrikken door de spanningen en conflicten die daarbij horen. Hij  streeft naar een positief resultaat voor zichzelf. Hij erkent snel een goede deal en hecht minder belang aan de rechtvaardigheid van de oplossing of het behoud van de relatie. Op procedureel vlak valt op dat de Brononderzoeker niet veel moeite doet om het overzicht te behouden over de standpunten van de partijen. Hij bereidt zich niet grondig voor en neemt weinig tijd om na te denken over de situatie. Hij wil echter wel dat alle belangen direct op tafel komen.

Met zijn open houding en het opperen van nieuwe ideeën kan de Brononderzoeker kan een belangrijke bijdrage leveren aan het verkennen van mogelijke oplossingen, maar zijn chaotische aanpak en nonchalance bij het uitwerken van afspraken kunnen tot spanningen leiden met teamrollen die een gestructureerde aanpak waarderen.

Plant

De Plant hecht waarde aan de kwaliteit van de uitkomst en ergert zich eraan wanneer de inhoud ondergeschikt wordt gemaakt aan zijn eigen belangen. Hij is niet snel geneigd om compromissen te accepteren, maar probeert in plaats daarvan de logica achter zijn standpunten te benadrukken. Hoewel hij niet bang is voor conflicten, heeft hij ook oog voor de relatie met anderen. In zijn streven naar de best mogelijke uitkomst, verkent hij graag diverse mogelijkheden en bedenkt hij oplossingen die nog niet eerder zijn overwogen. Hij neemt daarbij graag de tijd en stelt het maken van een definitieve keuze uit.

De Plant kan van onschatbare waarde zijn bij het ontdekken van onverwachte oplossingen die voor iedereen gunstig zijn, maar kan zich te veel richten op abstracte ideeën en de belangen van anderen uit het oog verliezen.

Monitor

De Monitor ervaart weinig plezier in onderhandelen en stelt een onderhandeling het liefst uit totdat hij de tijd heeft gehad om erover na te denken. Tegelijkertijd vindt de Monitor dat onderhandelen te veel tijd kost en zou hij die tijd liever gebruiken om de ‘juiste’ oplossing te vinden.

De belangrijkste bijdrage van de Monitor aan een onderhandelingsresultaat is zijn uitgebreide informatie over beide partijen, het vermogen om mogelijkheden te verkennen en zijn goede overzicht van de standpunten van de partijen. De Monitor is bereid compromissen te ondersteunen en kan objectieve criteria vinden om meningsverschillen te overbruggen. Hij is minder gericht op het bij elkaar brengen van partijen en het sussen van de emoties van anderen.

Voorzitter

De Voorzitter heeft plezier in onderhandelen en ziet het als een spel. Hij brengt graag de verschillende partijen bij elkaar. In vergelijking met andere teamrollen is hij meer gericht op het behalen van resultaten en daarom bereid compromissen te sluiten. De Voorzitter hecht veel waarde aan afgesproken procedures en houdt er niet van als een onderhandeling chaotisch en onvoorspelbaar verloopt. Hij schuwt niet om andere partijen onder druk te zetten en geeft zelf niet snel toe. Hij vindt dat hij weinig tijd nodig heeft om beslissingen te nemen en maakt zich niet veel zorgen of hij bedrogen wordt, noch of het eindresultaat eerlijk is voor alle partijen. Zolang ze maar verder kunnen.

De Voorzitter kan een goede procesregisseur en bruggenbouwer zijn, maar met zijn resultaatgerichtheid en zijn vaardigheid in het omgaan met procedures kan hij bij andere teamrollen ongenoegen oproepen.

Vormer

Vormers houden van onderhandelen. In vergelijking met andere teamrollen zijn ze sterk gericht op winnen en streven ze naar het beste resultaat voor zichzelf. Ze hebben het vermogen om snel een goede deal te herkennen en zijn minder geneigd compromissen te sluiten. Vormers schuwen er niet voor om druk uit te oefenen op anderen, laten zich niet makkelijk overbluffen en denken dat hun vastberaden optreden anderen kan afschrikken. Ze zijn ongeduldig maar geven niet snel toe, omdat ze streven naar het beste resultaat.

Vormers gaan confrontaties niet uit de weg, maar zien het eerder als een kans om zichzelf te bewijzen. Ze hechten minder belang aan het verbeteren van de werkrelatie als een positieve uitkomst van een conflict. Het risico dat een Vormer loopt, is dat zijn strijdlustige houding te veel risico’s met zich meebrengt, de relatie te zeer beschadigt of anderen ervoor zorgt dat anderen dichtslaan door zijn assertieve gedrag.

Groepswerker

De Groepswerker streeft naar overeenstemming zonder conflicten en geniet ervan als hij erin slaagt om de partijen tot overeenstemming te brengen. Voor hem is het minder belangrijk om te laten zien wat hij zelf waard is. Hij geeft de voorkeur aan oplossingen waar alle partijen baat bij hebben. Zijn belangrijkste bijdrage ligt in het kalmeren van de emoties en het in stand houden van de relatie.

De Groepswerker zorgt ervoor dat de sfeer behouden blijft en partijen gezamenlijk naar een oplossing zoeken. Hij zal ervoor zorgen dat ieders belangen en gevoelens worden betrokken bij de onderhandelingen en ondersteunt een oplossing waar alle partijen zich in kunnen vinden. Een risico is dat hij te weinig opkomt voor zijn eigen belang.

Zorgdrager

De Zorgdrager heeft van alle teamrollen het minst plezier in onderhandelingen. Hij verlangt naar overeenstemming zonder conflicten. Hij besteedt weinig aandacht aan het verkennen van mogelijkheden of het bedenken van onverwachte oplossingen. De Zorgdrager zet andere partijen niet graag onder druk en streeft niet naar winnen, maar wil wel graag snel tot een compromis komen. Hij herkent niet snel een goede deal, maar houdt wel in de gaten of de uitkomst eerlijk is voor alle betrokken partijen.

De Zorgdrager is bang om bedrogen te worden, wil niet onder druk worden gezet door anderen en probeert spanningen te vermijden. Hij vindt dat onderhandelingen vaak te veel tijd in beslag nemen, maar heeft wel de neiging om moeilijke punten uit te stellen om meer tijd te hebben om na te denken. Achter de schermen is de Zorgdrager waardevol bij het zorgvuldig voorbereiden van onderhandelingen.

Tot slot

Onderhandelingsvermogen is onmisbaar voor goed functionerende teams. Het stelt hen in staat om verschillen te overbruggen en oplossingen te vinden voor problemen. Om effectief te kunnen onderhandelen in teams, is het nodig om de bekende onderhandelingstheorieën aan te vullen met inzicht in persoonlijkheden en hun intrinsieke belangen. Deze inzichten kunnen worden toegepast in (team)coaching, conflicthantering en het ontwikkelen van de individuele vaardigheden als onderhandelaar.

Wil jij persoonlijk of met jouw team werken aan beter teamwerk? Neem dan contact met ons op – misschien kunnen we je helpen.