Zie jij je collega’s vooral nog via een beeldscherm? Sinds de uitbraak van het Corona virus wordt er steeds meer vergaderd via tools zoals Microsoft Teams en Zoom. Wat we zien is dat het een stuk lastiger is om je aandacht bij online meetings te houden en dat je je doodmoe kunt voelen aan het einde van de werkdag.

Zes op onderzoek gebaseerde tips die kunnen helpen om videogesprekken voor jouzelf minder vermoeiend te maken.

Ben je ook wel organisator/voorzitter van een virtuele vergadering? Lees dan ook ons ander blog. 

1. Vermijd multitasken

Je kunt gemakkelijk denken dat je door multitasken meer kunt doen in minder tijd, maar uit tal van onderzoeken blijkt dat als je dat probeert, de prestaties juist afnemen. Omdat je bepaalde delen van je hersenen voor verschillende soorten werk moet in- en uitschakelen, kan het wisselen tussen taken jou maar liefst 40 procent van jouw productieve tijd kosten. Lees hierover bijvoorbeeld het boekje ‘Ontketen je brein’ van Theo Kompernolle. Ook verder zeer de moeite waard trouwens.

Sluit dus de volgende keer vóór je aan een videochat begint alle tabbladen of programma’s die jou zouden kunnen afleiden (bijv. je inbox of Slack) en leg je telefoon weg. Dat Instagram-bericht dat je net binnenkreeg kan echt wel een kwartier wachten. Bovendien kun je een veel beter antwoord maken als je niet meer in een videochat zit.

2. Bouw pauzes in

Neem tijdens langere gesprekken minipauzes in het videodeel. Door het venster te minimaliseren, het venster even naar achter een van de andere applicaties te verplaatsen die je open hebt staan, of door af en toe een paar seconden helemaal weg te kijken van je computer.

Jij kunt prima een half uur of langer goed naar jouw collega’s luisteren. Zij weten dat echt wel. Je hoeft dat dus niet te bewijzen door non-stop naar het scherm te staren. Laat je ogen even rusten. Misschien heb je dagen dat je haast van de ene video-vergadering naar de andere gaat. Overweeg dan om met overleggen van 25 of 50 minuten te gaan werken in plaats van  standaard dat halve of hele uur. Zo kun je tussendoor even opstaan en wat bewegen. Als je een videogesprek van een uur voert, zorg er dan voor dat mensen voor delen van het gesprek hun camera uitzetten.

3. Verminder afleiding op het scherm

Uit onderzoek blijkt dat je tijdens het videobellen de meeste tijd naar jouw eigen gezicht staart. Die afleiding is gemakkelijk te voorkomen door het zicht op jezelf uit te zetten. Tijdens het videobellen letten we niet alleen op de gezichten van anderen, maar ook op hun achtergronden. Als je met vijf mensen aan het bellen bent, kun je ook ineens in hun vijf kamers meubels, planten en behang zien. En, met wat moeite, onderscheiden welke boeken ze in de kast hebben staan. Interessant. Onze hersenen moeten al deze visuele prikkels tegelijkertijd verwerken. Om mentale vermoeidheid tegen te gaan is het fijn als jij en jouw collega’s simpele achtergronden gebruiken (bijv. een poster van een vredige alpenwei), of dat je met elkaar afspreekt dat iedereen die niet praat haar of zijn video uitzet.

4. Maak virtuele sociale evenementen optioneel

Na een lange dag met aan één stuk videogesprekken is het normaal dat je je uitgeput voelt, vooral als je een introvert persoon bent. Dat is de reden waarom virtuele sociale sessies optioneel moeten blijven. Dat betekent dat degene die het event organiseert benadrukt dat deelnemers welkom zijn, maar dat niemand verplicht is om mee te doen. Je kunt, als je een grote groep verwacht, ook een facilitator aanstellen. Die kan openen door een vraag te stellen en daarna duidelijk te maken in welke volgorde mensen moeten spreken, zodat iedereen aan het woord kan komen en de groep niet in één keer begint te praten. We raken al snel overweldigd als we niet weten wat er van ons wordt verwacht, of als we alsmaar proberen te achterhalen wanneer we wel of niet moeten meedoen.

5. Schakel over naar telefoontjes of e-mail

Ga in jouw agenda voor de komende dagen na of je in plaats van te videobellen dat overleg ook kunt voeren via Slack of e-mail. Stel, het loopt tegen 16.00 uur en je bent helemaal klaar met Teams of Zoom, maar je hebt nog een een-op-een-gesprek met iemand gepland. Vraag die persoon dan om over te schakelen naar een telefoongesprek of stel voor het gesprek later te voeren, zodat jullie je allebei kunnen opladen. Waarschijnlijk doe je ook die ander een plezier door een paar alternatieven voor te stellen.

6. Met externen is videobellen niet het nieuwe normaal

Veel mensen hebben nu de neiging om videobellen als het nieuwe normaal te beschouwen voor alle communicatie. Wanneer je communiceert met mensen buiten jouw school of organisatie (externe collega’s, leveranciers, netwerken, enz.) – gesprekken die je vroeger per telefoon deed – voel je je nu misschien verplicht om in plaats daarvan een Zoom-link te sturen. Maar een videogesprek is redelijk intiem en kan in sommige situaties zelfs opdringerig aanvoelen. Als je bijvoorbeeld voor een netwerkgesprek wordt gevraagd en jij de persoon met wie je praat niet kent, is telefoneren vaak een veiliger keuze. Als jouw opdrachtgever met jou zonder aankondiging vooraf wil Facetimen, dan is het prima om dat te weigeren en in plaats daarvan een gesprek voor te stellen.

Sommige van deze tips zijn in het begin misschien moeilijk te volgen (vooral die over het weerstaan van de drang om te tabsurfen tijdens je volgende Zoom-oproep). Maar door deze stappen te nemen kun je voorkomen dat je alleen al doodmoe wordt bij de gedachte aan een nieuwe videochat. Het is al vermoeiend genoeg om je aan te passen aan deze nieuwe manier van werken. Maak videogesprekken voeren een beetje makkelijker voor jezelf.