Herhaal je verhaal én repeat to succeed

In ons AmbitionLab kiezen teamleden uit ruim 80 ambities voor beter teamwerk  ‘open communicatie’. Wie van anderen op het werk vlot iets gedaan wil krijgen, zal dat minstens twee keer moeten vragen, het beste langs verschillende kanalen.

Behalve dat wij het prettig vinden dat naar ons toe open wordt gecommuniceerd, is het ook een middel om van anderen iets gedaan te krijgen. Open communicatie over de doelen van het team en de organisatie maakt het aan die ‘anderen’ mogelijk gericht daaraan bij te dragen. Als behalve over het ‘wat’ ook nog over het ‘waarom’ wordt gecommuniceerd, versterkt dat vaak hun motivatie. Open communicatie is ook een teken van vertrouwen in die ander en kan ook om die reden iemand stimuleren om haar of zijn werk nog beter te doen.

Leidinggevenden zónder formele macht communiceren slimmer

Om bij hun collega’s iets gedaan te krijgen, blijken leidinggevenden zónder formele macht slimmer te communiceren dan leidinggevenden mét formele macht. Dat concludeerden althans Tsedal Neeley en Paul Leonardi in Harvard Business Review. Zij volgden langdurig dertien leidinggevenden in zes bedrijven in de manieren waarop zij met hun mensen communiceren.

Van elke zeven boodschappen die de formele leiders uitstuurden bleek er gemiddeld één dezelfde inhoud te hebben als een eerdere boodschap, verzonden via een ander medium. Leidinggevenden zonder formele macht bleken bijna twee keer zo vaak (21%) hun verzoeken te herhalen als die met formele macht (12%). Toch bleek ook voor hen het bewust herhalen van verzoeken erg belangrijk om snel en soepel meer van anderen gedaan te krijgen.

Maak jouw aanwezigheid voelbaar zonder te dwingen

Volgens Neeley en Leonardi gaan veel leidinggevenden met formele macht ervan uit dat vanwege hun status als vanzelf wel aan hun wensen wordt voldaan. In elk geval in Amerika, maar misschien herken jij dat ook, bij jou op je werk. Zij gebruiken vaak voor de eerste keer dat zij hun verzoek doen een afstandelijk communicatiemiddel zoals een e-mail of memo. Dat laat de ontvanger enige vrijheid in de inhoud en timing van zijn reactie. Maar als die daarna niet de reactie levert die zij willen, wordt het voor hen nodig om hun verzoek te herhalen. De dwingende toon die dan vaak wordt gebruikt, leidt dan tot irritatie.

Als je succesvol leiding wil geven zonder over formele macht te beschikken, of die wél hebt maar niet vaak wil gebruiken, dan doe je er volgens de onderzoekers goed aan om het eerste verzoek bij voorkeur in een persoonlijk gesprek(je) te doen en ter plekke een afspraak te maken. Om dat kort daarna te laten volgen door ten minste één e-mail met precies dezelfde inhoud.

Je zorgt daarmee voor helderheid, geeft jouw verzoek extra gewicht en maakt bij jouw medewerker c.q. collega je aanwezigheid opnieuw voelbaar zonder te dwingen. Hou er rekening mee dat je binnen een paar dagen jouw oproep nog een keer moet herhalen. Want ook goede verstaanders blijken aan één woord niet genoeg te hebben.