Checklist voor het succesvol starten van een teamproject

“Begin met het einddoel voor ogen” zei wijlen Stephen R. Covey al in zijn standaardwerk De zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Een goede raad, ook voor een team bij het starten van een project.

In een ander blog schreef ik over onderzoekers Rose Hollister en Michael D. Watkins die in Harvard Business Review zes oorzaken geven voor een lawine aan projecten in organisaties en hoe je daaraan een einde kunt maken. 

Ken jullie beperkingen, ook omdat projecten starten in jullie organisatie vast niet altijd bij iedereen even soepel gaat. Met deze ultra-korte checklist stel je de juiste vragen bij de aftrap van een project en zorg je dat alle betrokkenen hun neus (ongeveer) dezelfde kant op hebben staan.

1. Schat de middelen in

Analyseer het project. Welk probleem moet het project oplossen? Welke data en andere informatie kan het team verzamelen om de impact van het project in te schatten? Bedenk ook hoeveel tijd, budget en mensen jullie nodig hebben om het initiatief in te richten en te kunnen starten.

2. Baken de verantwoordelijkheden af

Breng in kaart welke andere afdelingen en functies binnen jullie organisatie de uitvoerende afdeling van het project moeten of kunnen ondersteunen tijdens het project en welke rol ze dan toebedeeld zullen krijgen. Hoeveel tijd moeten leidinggevenden en teamleden inplannen om succesvol samen te werken in het project en welke competenties moeten daarbij ontwikkeld of aangetrokken worden?

3. Kijk naar succesvol samenwerken op de lange termijn

Bepaal alvast wanneer jullie de stekker uit het project trekken of wanneer jullie juist de champagne open zullen trekken om te klinken op succes. Bedenk samen welk resultaat daarbij hoort. Check of de middelen en het doel op elkaar afgestemd zijn. En wat de risico’s zijn dat de uiteindelijke kosten hoger uitvallen dan verwacht. Weet wie de belangrijkste belanghebbenden zijn en of er voldoende support is voor het project. Wie gaat hier last van krijgen? En wat is daaraan te doen? Stel grenzen en leg die ook vast met de opdrachtgever.

Leer samen met ons beter samenwerken en werk aan jullie ambities en teamwerk. Samen pakken we de oorzaken aan van projectwerk dat vastloopt.